会社名義のクレジットカードを使ったときの経理の注意点

会社名義のクレジットカードがあれば、経費精算がラクだったり、現金を用意しなくてよくなったりと、なにかと便利です。

また、代金の支払日を先にのばすことができるので、資金繰りの面でも持っておくと便利です。

しかし、経理のときは注意が必要です。

 

カード代金の引き落とし日ではなく、カード決済時に処理する

一番気を付けなければならないことは、「カード代金の引き落とし日ではなく、カード決済時(カードをつかって購入した時)に会計処理をする」ことです。

そうしないと、適正な会社の損益がでないからです。

カードの締め日と代金の引き落とし日は、クレジットカード会社によってまちまちです。

  • 10日締め・翌月5日支払い
  • 15日締め・翌月10日支払い
  • 末日締め・翌月26日支払い 等々

「カードをつかってモノやサービスを購入した月」と「実際にお金を支払った月」が異なることが多いです(それがクレジットカードなのですが)。

たとえば、「15日締め・翌月10日支払い」のクレジットカードをつかって、

  • 9月22日に消耗品30,000円を購入
  • 10月9日にガソリン代5,000円を支払いし、

その後、11月10日に「9/16~10/15使用分」が会社の銀行口座から引き落されたとします。

 

一連の取引で、適正な会計処理は次のとおりです(単位:円)。

日付 借方科目 借方
金額
貸方科目 貸方
金額
内容
9/22 消耗品費 30,000 カード未払金 30,000 コーナン 社内備品
10/9 旅費交通費 5,000 カード未払金 5,000 ENEOS ガソリン代
11/10 カード未払金 35,000 普通預金 35,000 JCB カード代金

こうすることで、実際に経費が発生した月に経費を計上することができ、適正な会社の損益を計算することができます。

日付 借方科目 借方
金額
貸方科目 貸方
金額
内容
11/10 消耗品費 30,000 普通預金 35,000 コーナン 社内備品
旅費交通費 5,000     ENEOS ガソリン代

一方、実際に経費が発生したのは9月や10月なのに、カードの支払い月にこのような処理をしてしまうと、11月に経費が発生したようになってしまい、適正な損益が計算できません。

百歩譲って、同じ事業年度内ならまだ結果的にいいかもしれませんが、年度をまたいでしまうと、前期の経費を翌期の経費にしてしまうことになります。

そのため、カードを使ったらすぐに会計処理をするようにしましょう。
(クレジットカード決済でも、領収書はもらえるはずです。)

最近では、ネット上で明細を逐一確認することができますし(カード明細が届くのを待たなくていい)、会計ソフトとの連動で自動入力することも可能です。

 

相手科目は「未払金」(「カード未払金」もおすすめ)

カード代金は次月以降に支払う予定なので、カード代金の残債がいくらかを示す勘定科目は、「未払金」となります。

毎月のカード代金が多かったり、複数のカードを持っていたりする場合は、独立させて「カード未払金」という勘定科目を作って使用するのもおすすめです。

複数のカードを持っている場合は、「JCB」や「VISA」、「AMEX」といった具合に【補助科目】を設けると管理しやすいです。

 

まとめ

クレジットカードは、経費精算が効率的になるだけでなく、「後払い」であることにより、会社の資金繰りにも活かすことができますので、会社で1枚持っておいても損にはならないかと思います。

ただし、クレジットカードには使用できる限度額がある点には十分注意してください。