領収書が無い時・無くしてしまった時の対処法

会計入力をする時の原始資料として必要になるのが領収書や請求書です。
入力が終わった後も、一定期間捨てずに保管しておく必要があります。

会計記録と領収書等の保存の両方があって、初めて経費として認められたり、消費税の控除ができたりします。

では、領収書が出なかったり、領収書を無くしてしまったりしたら、経費として認められなかったり、消費税の控除ができなかったりするのでしょうか？

そんな時の対処法についてお話します。

 

仕方がない時は無くてもOK

結論から言ってしまうと、領収書が無いことが「仕方がない時」は無くてもOKです。

「仕方がない時」というのは、例えばこういう時です。

• そもそも領収書が出ない時（自販機や電車・バス、慶弔費、ネット注文など）
• 領収書を紛失してしまった時
• 飲食費を割り勘にした時（領収書がグループの代表者しかもらえなかった時）

こういう時は、会計入力をしておけばOKです。
入力の時は、支払相手の名称や支払内容を入力する必要があります。

 

3万円未満の時も無くてもOK

また、支払金額が3万円未満の時は、「仕方がない時」に該当しなくても領収書は不要です（消費税の控除額の計算上の話）。

 

領収書に代わる「何か」を保存しておきましょう

とは言うものの、領収書に代わる、何らかの「支出した記録」というものを残して、保存しておいた方がいいです。

記録したものがないと、経費にできるのに計上し忘れてしまうリスクがあるからです。

いくつかご紹介したいと思います。

出金伝票

100円ショップなどで売っている、こんな文具です。

これにに日付・支払先・摘要（内容）・各項目の金額・合計額（頭に￥マーク、お尻にバー線を付けます）を記載します。

勘定科目は、上の例では書いていますが、必ず書かなければならないものでもありません（会計ソフトでどうせ入力しますので）。

 

経費精算書（交通費精算書）

エクセルで日付・支払先・摘要（内容）・金額をまとめたものを作ってもOKです。

交通費などに向いているかと思います。
タクシー代のように領収書が出るものは、この精算書とセットで保存しておくといいでしょう。

 

何かにメモする

何かの紙に日付・支払先・摘要（内容）・金額をメモしたものを保存しておいてもOKです。

特に香典などであれば、お礼状をもらえることがありますので、そこに日付と内容（誰宛ての香典か）、金額を書いておくと、お葬式に行った証拠になりますので、おすすめです。

 

メール文を出力する

ネットで物を注文した時に相手から送られてくるメール文（注文受付や発送開始などのメール）も使えます。

注文日、内容、金額が書かれているので便利ですが、どれか抜けていればメモしておきましょう。
（ネット注文なら、サイトから領収書が出力できることが多いのです。）

 

クレジットカード等の明細で代用する

クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済をしている場合は、領収書とは別に「明細書」が紙やwebで確認できますので、それで代用します。

「明細書」に内容をメモしておくといいでしょう。

ただし、これは領収書を紛失してしまった時用です。

端から「明細書」だけで済ましてしまおうとしてはダメです。
上の出金伝票や経費精算書などと組み合わせて使うといいです。

 

まとめ

「領収書が無いと経費にできない」と思われている方も多いのではないかと思いますが、無くても何とかなります。

しかし、記録になるようなものがないと、経費にすること自体を忘れてしまい、余計な税金を支払ってしまうことになりますので、会計入力も資料の保存もこまめにやるようにしましょう。