会計処理で必ず記録しなければならない事項・記録の仕方

会計処理では、必ず記録しなければならない事項が法律で決まっています。
どれかが欠けると、特に消費税の計算の際に損をすることがあります。

消費税については、軽減税率の導入により、記載の仕方がさらに複雑になっています。

 

必ず記録しなければならない事項

会計処理の際に必ず記録しなければならない事項は、下記の通りです。
（ここでは売上の場合と仕入や経費の場合だけ取り上げます。）

売上	仕入や経費
相手の名前　※1	相手の名前
取引年月日	取引年月日
取引内容　※2	取引内容　※2
取引金額　※3	取引金額　※3

 

このように、売る側でも買う側でも、記録する基本的な事項は同じですが、
細かいルールがいくつかあります。

※１：取引の相手がたくさんいるような業種（小売や飲食など）の場合は、相手の名前を
　　　省略できます。
　　　また、このような業種で現金商売の場合は、お客さん1人1人ごとに記録する必要は
　　　なく、1日の合計金額を記録すればよいことになっています。

※２：軽減税率の対象となるものがある場合は、その旨を記載します。
　　　（※や★などの記号をつけておいてもOKですが、その記号が軽減税率の対象取引
　　　であることを分かるようにしておく必要はあります。）

※３：税率（10％・軽減税率8％など）ごとに分けて記載する必要があります。

特に仕入や経費については、どれかが欠けると、仕入や経費にかかっている消費税が引けなく
なりますので、きっちり記録しておく必要があります。

ただし、取引内容（何を買ったかなど）は細かく書く必要はなく、例えば「文房具など」と
いった具合にある程度省略しても構いません。また相手の名前も、特定ができれば、例えば
「株式会社」や「有限会社」などを省略しても構いませんし、コンビニなどの「○○店」を
省略しても構いません（セブンイレブン○○店→セブンイレブン）。

 

記録の仕方

記録方法で最もポピュラーなのが、会計ソフトへの入力です。

ただし、上に書いた事項（相手の名前・年月日・内容・金額）さえ記録できれば、
必ずしも会計ソフトでなければならないわけではありません。

エクセルで日々の記録をしてしまっても構いません。
エクセルで記録するメリットは、次の通りです。

• エクセルに記録したものを少し加工すれば、多くの会計ソフトにインポート（取り込み）
  することができる。
• 交通費や経費の精算書をエクセルで記録すれば、勘定科目ごと・月ごとに合計額だけ
  入力したので足りる。

当事務所のお客様でも、日々の記録はエクセルでやっていただき、それを当事務所の
会計ソフト（弥生会計）にインポートするという方が多いです。

会計ソフトには、【決算書】と【総勘定元帳】を作ることと、そのための集計がしやすい
というメリット（エクセルでもできないことはありませんが、難易度は高いです）があり、
使用しています。

 

まとめ

「会計ソフトに入力する」となると難易度は高く感じるかもしれませんが、
「エクセルに記録する」ということであれば、取り組みやすく感じる方も多いのでは
ないでしょうか？

基本的に、記録することは4つだけなので、エクセルが一通り使える方は、まず
エクセルでの記録から始めてみてはいかがでしょうか？